МК – бизнес предлагает комплексный аутсорсинг офисной печати

МК – бизнес берёт на себя решение задач связанных с офисным документооборотом. Не нужно проводить часы в поисках оптимального решения для обеспечения печати документов в Вашем офисе - свяжитесь с нами, и мы предложим на выбор все возможные виды решений стоящей перед Вами задачи.

Аутсорсинг

Современным компаниям, приходится взаимодействовать с большим количеством обслуживающих работу офиса сервисных организациях, а менеджерам IT отделов вникать во все нюансы и тонкости процессов. В результате наблюдается тенденция «завязания» IT -департамента во взаимоотношениях с этими фирмами, каждая из которых обладает собственной спецификой: разные стандарты документооборота, и разный регламент работы служб поддержки, и многообразие моделей техники, запчастей и расходных материалов. Необходимо знать и помнить всех контактных лиц каждой сервисной фирмы, отвечающей за обслуживание своего сегмента оборудования.

В то же время компании всего лишь нужен результат – бесперебойный документооборот и сервис высокого качества, а что за этим стоит – об этом думать не хочется.

Оптимизация затрат - важнейший вопрос. Выживают и добиваются успеха лишь те, кто ведет бизнес наиболее эффективно. Для компаний с большим объемом документооборота обеспечение эффективной работы офиса зависит от качественной и бесперебойной работы печатающего, сканирующего и факсимильного оборудования. Самый эффективный путь обеспечения документооборота компании - аутсорсинг.

Аутсорсинг - это передача подрядчику ряда внутренних функций или процессов компании — заказчика(out - внешний, source - источник), он позволяет сконцентрироваться на основных бизнес - процессах, не отвлекаясь на вспомогательные.

"Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю подрядчику то, что он делает лучше других".

Привлекательность аутсорсинга тесно связана с доверительностью и коммерческой заинтересованностью подрядчика в успехе бизнеса клиента. Именно в этом кроется отличие аутсорсинга от обычной аренды (rent, lease) ресурсов офисной печати. Классическая аренда или сервис печатной техники - это просто продажа услуг, запрашиваемых клиентом, без тесного сотрудничества заказчика и исполнителя. Аутсорсинг предполагает активное сотрудничество между подрядчиком и клиентом - специалистам исполнителя необходимо понять процессы сопутствующие основной задаче, так как оптимизация стоимости печати зависит не только от стоимости услуг подрядчика, но и от рационализации и централизации использования оборудования.

Для большинства компаний в России число пользователей на одно печатающее устройство составляет 1-4 , для европейских компаний приемлемым считается 7-10, в США этот показатель доводят до 15. Качественный анализ управленческой информации позволяет найти правильную формулу пользования оборудованием, чтобы оптимизация стоимости печати не оказала негативного воздействия на эффективность работы персонала.

Наиболее интересным является Аутсорсинг на активах подрядчика. Такая схема обеспечения офисной печати выгодна как подрядчику, так и потребителю.

Для потребителя:

Создание собственной структуры документооборота требует сразу больших первоначальных вложений в оргтехнику. Аутсорсинг - низкие стартовые затраты на обеспечение офиса печатью и низкий финансовый порог ввода офиса в полноценную эксплуатацию.

Пожизненная гарантия на используемое оборудование.

За оборудование на балансе нужно платить налог на основные средства. Стоимость аутсорсинга является чистыми затратами для пользователя и сокращает налогооблагаемую базу.

Унификация оборудования - улучшение производительности и стабильности. Персонал быстрее обучается, лучше работает, максимально эффективно использует возможности техники и допускает меньше ошибок при работе с однотипным оборудованием.

Снижение нагрузки на персонал по принятию решений - собственная материальная база требует постоянного контроля - за техническим состоянием оборудования, его обновлением, за своевременностью поставок расходных материалов, запчастей, контролем склада, качеством выполненных сервисными организациями работ. Расходы на аутсорсинг контролировать гораздо легче, чем средства, выделяемые на поддержание собственных IT-структур. Затраты на офисную печать фиксированы в стоимости отпечатка. Остается один критерий: задача - цена – качество.

Устаревшее оборудование часто необходимо заменять раньше, чем происходит его амортизация. Возникают сложности с его списанием и утилизацией. При аутсорсинге у пользователя таких проблем нет.

Существенное снижение риска, связанного с ошибками при выборе оборудования, благодаря консультациям специалистов подрядчика.

Аутсорсинг обеспечивает более высокий, чем при собственном развертывании, уровень надежности функционирования систем офисного документооборота с гибкой, масштабируемой архитектурой при меньших затратах - подрядчик располагает необходимым резервом оборудования, для быстрой подмены, или увеличения парка техники.

У подрядчика появляется возможность использовать унифицированное, наиболее эффективное оборудование, с которым он лучше всего умеет работать и для обслуживания которого у него есть квалифицированный персонал, запчасти, расходные материалы.

Наиболее явно преимущество аутсорсинга проявляется при больших объемах печати в организации.

Компаниям, испытывающим потребности в регулярной подготовке большого количества бумажных документов в ограниченное время, аутсорсинг производства массовой документации позволит упростить решение этих задач и сократить издержки, при полной ответственности подрядчика за конечный результат его работы. Не придется занимать оборудование в офисе, отвлекать сотрудников от основной работы и т. д. Можно воспользоваться мощностями подрядчика - заказ будет выполнен с гарантированным качеством в кратчайшие сроки и доставлен в указанное время и место, а себестоимость будет значительно ниже.